Medien und Exemplare

Mediendaten lokal nach Titel suchen

Wenn Sie ein neues Exemplar eines Medientitels anlegen möchten, der bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist, so können Sie auf die bereits eingegebenen Daten zu-rück greifen. Scannen sie dazu entweder den Medienbarcode des Exemplars ein oder suchen sie den Titel manuell in Ihrer Medienliste. Um die zweite Option zu nutzen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Setzen sie auf der Startseite des Eingabeassistenten den Punkt im Kontrollkreis vor „Lokal nach Titel“.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Pfeilsymbol des Auswahlfeldes „Lokal nach Titel“.
3. Wählen Sie in dem sich öffnenden Aufklappmenü den passenden Titel aus der Medienliste aus.
4. Bestätigen Sie bitte mit „Weiter“.

Sie überspringen nun die Eingabemaske für Mediendaten und gelangen direkt zur Signaturseite des Eingabeassistenten. Dies passiert auch, wenn Sie den Barcode ei-nes bereits gespeicherten Mediums einscannen, - allerdings nur sofern die Barcode-nummer des Medientitels bereits hinterlegt ist. Tipp Wenn Sie bei der Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel die Sig-naturseite des Eingabeassistenten überspringen möchten, so können Sie dies im Vorfeld einstellen. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

1. Führen Sie den Menüpunkt „Extras|Optionen“ aus und öffnen Sie die Register-karte „Allgemein“.
2. Entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor „Signaturassistent anzeigen“.
3. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit „OK“.

Die neuen Einstellungen werden beim nächsten Start des Eingabeassistenten wirk-sam. Bei der Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel wird nun das Sig-naturfenster übersprungen und automatisch die bereits erstellte Signaturvorgabe benutzt.

Mediensignatur erstellen

Auf der Signaturseite des Eingabeassistenten werden Sie gebeten, anzugeben wie die Signatur der Exemplare für das soeben erfasste bzw. ausgewählte Medium aufgebaut sein soll. Die Signatur eines Exemplars dient dem Zweck, das Exemplar ge-mäß der bibliotheksinternen Systematik eindeutig klassifizieren zu können. Sie be-steht grundsätzlich aus der allgemeinen Signaturvorgabe, die Sie für einen be-stimmten Medientitel festlegen, sowie der Exemplarnummer.

Für den Aufbau der Signaturvorgabe eines Mediums stehen Ihnen unter „Auswahl der Signaturelemente“ verschiedene mögliche Bestandteile zur Verfügung.

Für die Erfassung von Exemplaren bereits vorhandener Titel können Sie im Vorfeld festlegen, dass die Signaturseite des Eingabeassistenten übersprungen wird. Führen Sie dazu bitte die folgenden Schritte aus:

1. Führen Sie den Menüpunkt „Extras > Optionen“ aus und öffnen Sie die Registerkarte „Allgemein“.
2. Entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor „Signaturassistent anzeigen“.
3. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit „OK“. Die neuen Einstellungen werden beim nächten Start des Eingabeassistenten wirksam. Für die neuen Exemplare wird automatisch die bereits erstellte Signaturvorgabe des Medientitels benutzt.

Die Signaturen in der Medienliste der Beipieldatenbank sind einfach aufgebaut und bestehen aus der Eingabe einer frei gewählten Zeichenfolge im Eingabefeld „Differenzierung“.

Aufgabe 2

Erstellen Sie eine vergleichsweise komplexe Signaturvorgabe für den soeben erfassten Medientitel. Führen Sie dazu bitte folgende Arbeitsschritte aus:

1. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor „Medienkatalog (Standardkatalog)“.
2. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor „Fach“ und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü des Auswahlfeldes das Fachkürzel aus, das der thematischen Ausrichtung des erfassten Titels entspricht, z.B. „INF“.
3. Setzen Sie den Haken vor „Jahrgang von“ und wählen Sie aus dem Aufklappmenü des Auswahlfeldes das Kürzel der niedrigsten Jahrgangsstufe, in der der Titel zum Einsatz kommt, z.B. „9“
4. Setzen Sie den Haken vor „Jahrgang bis“ und wählen Sie aus dem Aufklappmenü des Auswahlfeldes das Kürzel der höchsten Jahrgangsstufe, in der der Titel zum Einsatz kommt „11“
5. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen vor „Differenzierung“ und geben Sie Im Eingabefeld die Zeichenfolge „B11“ ein.
6. Belassen Sie alle anderen Angaben, so wie Sie im Eingabeassistenten voreingestellt sind.
7. Setzen Sie nun den Punkt im Kontrollkreis vor „Neue Signatur:“ sowie den Haken im Kontrollkästchen vor „Als Standardvorgabe für neues Medium spechern“.

Die erstellte Signatur entspricht dem Muster „Standard-INF-9-11-B11/01“: Medienkatalog-Fachkürzel-Jahrgang von-Jahrgang bis-Differenzierung/fortlaufende Exemplarnummer.

Bestätigen Sie bitte abschließend mit „Weiter“. Auf diese Weise gelangen Sie zur nächsten Seite des Eingabeassistenten, auf der Sie weiter führende Exemplar- und Haushaltsdaten zu einem Medientitel erfassen können.

Wie komplex Sie die Struktur Ihrer Mediensignaturen im Schulalltag gestalten, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Das hier gewählte relativ komplexe Beispiel versteht sich nicht als Empfehlung, sondern dient der Veranschaulichung der verfügbaren Optionen.

Exemplardaten erfassen

Die Exemplardatenseite des Eingabeassistenten ist zweigeteilt. Im ersten Teil „Exemplardaten für neue Exemplare“ werden Sie gebeten, Angaben zur Anzahl und zum Zustand der zu erfassenden Exemplare zu machen. Außerdem erhalten Sie Ge-legenheit, im Eingabefeld „Bemerkung“ einen Text einzutragen. Im zweiten Teil „Haushaltsdaten für neue Exemplare“ können Sie das Eingangsdatum, den Anschaffungsbetrag und den Lieferanten der Exemplare angeben.

Aufgabe 3

Legen Sie für den Medientitel, dessen Medien- und Signaturdaten Sie bereits erfasst haben, die fehlenden Exemplar- und Haushaltsdaten an. Führen Sie dabei bitte die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie im Eingabefeld „Anzahl“ mit der linken Maustaste auf die „Pfeil nach oben“-Schaltfläche und setzen Sie den Zahlenwert auf „5“ hoch.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Auswahlfeld „Zustand“ und mar-kieren Sie einen Eintrag, z.B. „Neu“.
3. Geben Sie im Eingabefeld „Bemerkung“ einen beliebigen Text ein.
4. Ändern Sie im Eingabefeld „Eingangsdatum“ das Datum, nehmen Sie z.B. den 31.09.2007.
5. Tragen Sie im Eingabefeld „Betrag“ einen beliebigen Euro-Wert als Anschaf-fungspreis ein.
6. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Auswahlfeld „Lieferant“ und mar-kieren Sie einen Eintrag, z.B. „Bero“.

Sie haben nun die Exemplar- und Haushaltsdaten des neuen Mediums vollständig erfasst. Damit haben Sie alle erforderlichen Schritte absolviert, um den Erfassungs-vorgang des neuen Mediums abzuschließen. Bestätigen Sie bitte Ihre Angaben zu den Exemplar- und Haushaltsdaten mit „Weiter“, um zur letzen Seite des Einga-beassistenten zu gelangen.

Exemplare erstellen

Auf der letzten Seite des Eingabeassistenten nehmen Sie keine weiteren Eingaben vor. Sie erhalten hier Gelegenheit zu entscheiden, ob Sie den Medientitel mit den im Vorfeld erfassten bzw. erstellten Daten in der Datenbank speichern möchten oder nicht. An dieser Stelle stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

1. Betätigen Sie die Schaltfläche „Zurück“, um auf den vorherigen Seiten des Eingabeassistenten noch etwas zu ändern.
2. Nutzen Sie die Schaltfläche „Abbrechen“, wenn alle Angaben, die Sie in diesem Durchlauf des Eingabeassistenten gemacht haben, gelöscht werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“, um die Medienexemplare mit den von Ihnen eingegebenen Daten in der Datenbank zu speichern. Nach dem Bestätigen der Option „Fertigstellen“ weist Sie ein grüner Fortschrittsbalken auf den Stand der Erstellung Ihrer Medienexemplare hin.

Sobald Ihre Exemplare vollständig erstellt sind, schließt sich der Eingabeassistent für neue Medien automatisch und Sie befinden sich in der Ansicht „Bücher/ Medien“ auf der Registerkarte „Daten1“. Dort können Sie Angaben ergänzen oder ändern. Wenn Sie ein weiteres Medium erfassen möchten, müssen Sie den Eingabeassisten-ten erneut öffnen.

Medien verwalten

Die im Eingabeassistenten erfassten Daten werden auf den Registerkarten der Ansicht „Bücher/ Medien“ hinterlegt. Hier steht Ihnen eine Reihe von Optionen zur Verfügung, mit denen Sie die eingegebenen Daten weiter bearbeiten können. Sie müssen also bei einmal erfassten Medien nicht immer den Umweg über den Eingabeassistenten nehmen, um etwas zu verändern. Vielmehr können Sie eine Vielzahl von Änderungen direkt in den unterschiedlichen Tabellenblättern der Ansicht „Bücher/ Medien“ vornehmen. Darüber hinaus eröffnen sich zusätzliche Eingabemöglichkeiten, die vom Assistenten „Neue Medien und Exemplare anlegen“ nicht angeboten werden. Viele Aktionen, die Sie in der Ansicht „Bücher/ Medien“ durchführen können, dienen der Verwaltung Ihres Medienbestands. Dazu zählen folgenden Funktionen:

• Ergänzen oder Ändern von Medien- bzw. Signaturdaten
• Ergänzen oder Ändern von Exemplardaten
• Anlegen einer Stichwortliste für ein bestimmtes Medium
• Löschen von Medien und Exemplaren
• Erstellen von Signaturetiketten für Medienexemplare
• Medien und Exemplare nach Katalogen organisieren
• Medienliste filtern

Mediendaten und Signaturvorgabe ändern oder ergänzen

In den Tabellenblättern „Daten1“ und „Daten2“ können Sie die im Eingabeassistenten erfassten Mediendaten eines Titels ändern sowie zusätzliche Mediendaten aufnehmen. Auf den Registerkarten „Daten1“ und „Daten2“ befindet sich jeweils eine Eingabemaske für bibliographische Angaben ähnlich der, die Sie bereits aus dem Eingabeassistenten kennen.

In den Datenfeldern dieser Eingabemasken sind die bibliographischen Daten, die Sie im Eingabeassistenten erfasst haben, bereits hinterlegt. Darüberhinaus enthalten sie eine Reihe von neuen Datenfeldern, die Sie durch Aufklappmenüs oder frei editierbare Eingabefelder ausfüllen können. So haben Sie z.B. unter „Daten1 die Möglichkeit, einen Herausgeber zu benennen oder im Eingabefeld „Zusammenfassung“ eine kurze Beschreibung des Titels zu hinterlassen.

Außerdem können Sie hier die Signaturvorgabe eines Titels frei ändern. Unter „Daten2“ erhalten Sie Gelegenheit z.B. die Sprache eines Mediums und seine Auflage zu erfassen.

Aufgabe 4

Ergänzen Sie unter „Daten2“ für den von Ihnen erstellten Medientitel die Angaben „Auflage“ und „Sprache“. Führen Sie dazu bitte folgende Schritte aus:

1. Markieren Sie den betreffenden Medientitel in der Auswahlliste „Bücher/ Medien“.
2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Registerkarte „Daten2“.
3. Betätigen Sie die Pfeilschaltfläche des Eingabefeldes „Sprache“ und wählen Sie die zutreffende Sprache aus dem Drop-Down-Menü, z.B. „Deu“ für „Deutsch“.
4. Platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld „Auflage“ und tippen Sie die laufende Nummer der Auflage ein.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche „Datensatz speichern“ in der Symbolleiste des Programmfensters. Ihre Ergänzungen sind nun in der Datenbank gespeichert.

Exemplardaten ändern oder ergänzen

Auf der Registerkarte „Exemplare“ erhalten Sie Gelegenheit folgende Angaben für ein oder mehrere Exemplare zu ändern bzw. zu ergänzen:

• Kürzel des Lieferanten
• Höhe des Einkaufspreises
• Erhaltungszustand des Exemplars
• Höhe der Signaturnummer

Um ein oder mehrere dieser Angaben anzupassen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie in der Exemplarliste eines Medientitels, diejenigen Exemplare, deren Daten Sie verändern möchten.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche „Sammelzuweisung…“ in der Symbolleiste der Registerkarte „Exemplare“.

1. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster die Datentypen aus, die Sie ändern oder ergänzen möchten. Setzen Sie dazu jeweils den Haken im Kontrollkästchen vor:
2. „Lieferant korrigieren“ und/ oder
3. „Einkaufspreis korrigieren“ und/ oder
4. „Exemplarzustand anpassen“ und/oder
5. „Signaturnr. anpassen“

1. Tragen Sie in den aktivierten Datenfeldern die gewünschten Angaben ein. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
2. Betätigen Sie die Pfeilschaltfläche des Auswahlfeldes „Lieferanten korrigieren“ und wählen Sie den zutreffenden Eintrag aus und/ oder
3. platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld „Einkaufsbetrag korrigieren“ und tippen Sie den Betrag ein und/ oder
4. betätigen Sie die Pfeilschaltfläche des Auswahlfeldes „Exemplarzustand anpassen“ und wählen Sie den zutreffenden Eintrag aus und/ oder
5. platzieren Sie den Cursor in das Eingabefeld „Signaturnr. anpassen“ und tippen Sie die gewünschte Zahl ein.

1. Bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit „OK“

Die vorgenommenen Änderungen und Ergänzungen werden nun in den Spalten „Lieferant“, „Betrag“, „Zustand“, „Signaturnr.“ gespeichert.

Mediensignatur bereits erfasster Exemplare verändern

Sie haben in diesem Kapitel bereits die Möglichkeit kennengelernt wie Sie die Signaturvorgabe eines Medientitels abwandeln können. Außerdem wurde soeben gezeigt wie die Signaturnummer bereits erfasster Medienexemplare angepasst werden kann. Beide Veränderungen an den Signaturdaten eines Mediums wirken sich zunächst nicht auf die Mediensignatur bereits angelegter Exemplare aus, sondern nur auf Medienexemplare, die Sie neu erfassen.

Für den Fall, dass Sie auch die Mediensignatur bereits angelegter Exemplare verändern möchten, steht Ihnen der Assistent „Signaturen anpassen“ zur Verfügung. Dieser Assistent sorgt dafür, dass geänderte Signaturvorgaben und Signaturnummern auch in die Mediensignatur bereits erfasster Exemplare integriert werden. Um die Mediensignaturen bereits erfasster Exemplare zu ändern, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die Registerkarte „Auswahl“ und markieren Sie das gewünschte Medium, dessen Exemplarsignaturen Sie ändern möchten.
2. Ändern Sie auf der Registerkarte „Daten1“ den Eintrag im Feld Signaturvorgabe. Und/ Oder Blättern Sie zur Registerkarte „Exemplare“ und ändern Sie über das Dialogfenster „Sammelzuweisung Exemplare“ die Signaturnummer eines oder mehrerer Exemplare.
3. Öffnen Sie die Registerkarte „Auswahl“ und betätigen Sie die Schaltfläche „Signaturen anpassen“. Der Assistent „Signaturen anpassen“ öffnet sich.
4. Bestätigen Sie auf der ersten Assistentenseite die voreingestellte Option „Signaturen für alle ausgewählten Medien neu aufbauen“ mit „OK“.
5. Starten Sie auf der zweiten Assistentenseite die Anpassung der Signaturen mit „Fertigstellen“. Die vorhandenen Exemplarsignaturen des ausgewählten Medientitels werden nun an die neue Signaturvorgabe und die geänderte Nummerierung angepasst.

Stichworte für einen Medientitel anlegen

Auf der Registerkarte „Stichworte“ befindet sich ein Tabellenblatt, in dem Sie für jedes erfasste Medium eine Liste frei wählbarer thematischer Stichworte hinterlegen können. Diese Einträge können später genutzt werden, um die Anzeige der in der Datenbank vorhandenen Medientitel nach bestimmten inhaltlichen Kriterien zu filtern. Um ein neues Stichwort für ein Medium anzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Mediums auf dem Tabellenblatt unter der Registerkarte „Auswahl“.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Stichworte“.
3. Betätigen Sie im sich öffnenden Tabellenblatt die Schaltfläche „Neues Stichwort anlegen: es wird eine leere Zeile an den Anfang der Tabelle gefügt.
4. Platzieren Sie den Cursor in die leere Zeile und tragen Sie das gewünschte Stichwort ein.
5. Betätigen Sie die Schaltfläche „Änderungen speichern“ am oberen linken Rand des Tabellenblatts. Das neu eingetragene Stichwort ist nun für alle Medienexemplare in der Datenbank hinterlegt und kann als Filterwert bei der Mediensuche genutzt werden.

Aufgabe 5

Legen Sie für den Titel „Die Räuber“ in der Beispieldatenbank die Stichworte „Sturm und Drang“, „Tragödie“ und „18. Jahrhundert“ an.

Medien und Exemplare löschen

Die Vorgehensweise beim Löschen von Medien und Exemplaren ist ähnlich, unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Arbeitsschritt. Deshalb werden die beiden Aufgabe im Folgenden gesondert dargestellt.

Medien löschen

Sie können Einträge aus der Liste Ihrer Bücher und Medien entfernen. Die Liste der Bücher und Medien erreichen Sie über die Registerkarte „Auswahl“. Um einen Eintrag aus dieser Liste, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Eintrags.
2. Betätigen sie die Schaltfläche „Datensatz löschen“ in der Symbolleiste des Programmfensters.

Die Zeile des betreffenden Eintrags verschwindet nun aus Ihrer Medien- oder Exemplarliste. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Medium nur dann löschen können, wenn es nicht auf damit verknüpfte Datensätze in anderen Ansichten verweist. Liegen z.B. noch offene Ausleihvorgänge für eines Buch vor, so kann dieser Titel nicht aus der Datenbank gelöscht werden.

Exemplare löschen

Ebenso können Sie einzelne Exemplare eines Medientitels löschen. Zur Liste der Exemplare eines Medientitels gelangen Sie, indem Sie die Zeile des betreffenden Titels in der Tabelle „Auswahl“ markieren und danach mit der linken Maustaste auf die Registerkarte „Exemplare“ klicken. Um einen Eintrag aus dieser Liste, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Zeile des betreffenden Eintrags.
2. Betätigen sie die Schaltfläche „Exemplare entfernen“, die sich direkt über der Exemplarliste befindet.

Bitte achten Sie beim Löschen eines Exemplars darauf, dass Sie nicht die Schaltfläche „Datensatz löschen“ in der Symbolleiste des Programmfensters betätigen. Durch das Betätigen dieser Schaltfläche wird das zugehörige Medium aus der Medienliste und alle ihm zugeordneten Exemplare gelöscht. Nutzen Sie für das Löschen Ihrer Exemplare nur die Schaltfläche „Exemplare entfernen“, die sich zwischen der Registerkarte „Exemplare“ und der Exemplarliste befindet.

Die Zeile des betreffenden Eintrags verschwindet nun aus Ihrer Exemplarliste. Bitte beachten Sie, dass Sie ein Exemplar nur dann löschen können, wenn es nicht auf damit verknüpfte Datensätze in anderen Ansichten verweist. Liegen z.B. noch offene Ausleihvorgänge für ein Buchexemplar vor, so kann dieses Exemplar nicht aus der Datenbank gelöscht werden. Sobald Sie alle Exemplare eines Medientitels gelöscht haben, wird auch der dazu gehörige Titel aus der Datenbank entfernt.

Aufgabe 6

Entfernen Sie bitte ein Exemplar des Titels „Hamlet“ aus der Beispieldatenbank.