Ausleiher anlegen

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie verschiedene Nutzergruppen an Ihrer Schule in Magellan 6-Bibliothek als Ausleiher anlegen können.

Grundsätzlich gilt: Sie können in Magellan 6-Bibliothek keine Benutzerdaten neu erfassen, sondern müssen auf die bereits im Basismodul erfassten Personal- und Schülerdaten zurückgreifen. Wenn Sie einen Bibliotheksnutzer anlegen möchten, der im Basismodul nicht erfasst ist, so müssen Sie dessen persönliche Daten zunächst im Basismodul aufnehmen, bevor Sie diese im Bibliotheksmodul nutzen können. Als potenzielle Bibliotheksnutzer stehen Ihnen drei verschiedene Personenkreise aus dem Basismodul zur Verfügung:

• Schüler
• Lehrer
• Personen

Unter der Kategorie „Personen“ erfassen Sie in Magellan üblicherweise die Mitglieder des Schulpersonals, die nicht als Lehrer tätig sind. Sie können hier natürlich auch externe Personen erfassen, die Ihrer Schule weder als Schüler noch als Angestellter oder freier Mitarbeiter angehören, denen Sie aber trotzdem Nutzungsrechte für Ihre Schulbibliothek einräumen möchten Hinweis Wie Sie in Magellan 6 Schüler, Lehrer und Personen erfassen können, entnehmen Sie bitte den Kapiteln „Lehrer und Klassen“, „Schüler und Bewerber“ sowie „Personen und Adressen“ im Magellan 6-Benutzerhandbuch.

Bevor Sie mit dem Leihbetrieb an Ihrer Schule beginnen können, müssen Sie die vorgesehenen Nutzer als Ausleiher registrieren, indem Sie diese aus dem Basismodul übernehmen. Ihre registrierten Ausleiher werden - analog zum Basismodul - in Magellan 6-Bibliothek nach Nutzergruppen getrennt voneinander geführt. Sie werden je nach Zugehörigkeit in den Ansichten „Schüler“, „Lehrer“ und „Personen“ hinterlegt. Diese Ansichten erreichen Sie einzeln über die entsprechende Schaltfläche in der blauen Navigationsleiste am linken Rand des Programmfensters.

In unserer Beispieldatenbank wurde bereits für jede Nutzergruppe eine Reihe von Ausleihern angelegt. So sind in den Ansichten „Lehrer“ und „Personen“ alle aktiven Vertreter registriert, die im Basismodul angelegt sind. Die Ansicht „Schüler“ enthält ein Auswahl von Ausleihern, allerdings noch nicht alle aktiven Vertreter des Basismoduls.

Bei der Übernahme der Ausleiher nach Magellan-Bibliothek gilt es zu berücksichtigen, dass ein Teil der Nutzerdaten, die Sie nach Magellan-Bibliothek übertragen können, im Basismodul zeitraumbezogen organisiert ist. Der Zeitraumbezug von Magellan 6 bedeutet z.B., dass die wesentlichen Schüler- und Klassendaten getrennt nach Schulhalbjahren erfasst werden.

Damit Sie in Magellan 6-Bibliothek Lehrer, Schüler und Personen aus dem Basismodul als Ausleiher übernehmen können, müssen diese im Zeitraum, in dem das Systemdatum Ihres Rechners liegt, auf aktiv gesetzt sein. Dies bedeutet z.B. dass nur solche Schüler in Magellan 6-Bibliothek registriert werden können, die im jeweils aktuellen Zeitraum einer Klasse zugewiesen sind.

Außerdem muss in Magellan 6-Bibliothek der Systemzeitraum Ihres Arbeitsrechners eingestellt sein. Der aktuell jeweils ausgewählte Zeitraum wird in der Schaltfläche „Aktueller Zeitraum“ der Symbolleiste des Programmfensters angezeigt.

Beim Programmstart ist standardmäßig der Zeitraum voreingestellt, in den das Systemdatum Ihres Arbeitsrechners fällt. Für die Arbeit in Magellan 6-Bibliothek sollten Sie an dieser Standardvorgabe nichts ändern.

Um Ausleiher in Magellan-Bibliothek zu registrieren, müssen Sie sich in einer der Ansichten „Schüler“, „Lehrer“ oder „Personen“ aufhalten. Das Vorgehen beim Anlegen der Benutzer entspricht in allen drei Fällen dem gleichen Muster. Bei der Durchführung unterstützt Sie jeweils der Übernahmeassistent „Neuer Ausleiher“, der Sie durch eine kurze Reihe vorgegebener Teilschritte führt.

Diesen Assistenten starten Sie folgendermaßen:

1. Rufen Sie die Ansicht „Schüler, „Lehrer“ oder „Personen“ auf.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche „Neuer Datensatz“ in der Symbolleiste des Programmfensters. Der Übernahmeassistent „Neuer Ausleiher“ öffnet sich .

Auswahl der Ausleiher

Auf der ersten Seite des Eingabeassistenten wählen Sie die Ausleiher aus, die Sie nach Magellan-Bibliothek übernehmen möchten. Für die Auswahl steht Ihnen je nachdem in welcher Ansicht Sie sich befinden eine Liste der Schüler, Lehrer bzw. Personen zur Verfügung, die Sie noch nicht als Ausleiher angelegt haben. Sie haben verschiedene Möglichkeiten einzelne oder mehrere Vertreter aus dieser Liste auszuwählen.

1. Wählen Sie einzelne Vertreter aus, indem Sie mit der linken Maustaste die betreffende Zeile markieren.
2. Wählen Sie mehrere Vertreter aus, indem Sie die Taste „Strg“ gedrückt halten und mit der linken Maustaste die zugehörigen Zeilen markieren.
3. Wählen Sie eine fortlaufende Reihe von Vertretern aus, indem Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten und mit der linken Maustaste zunächst die Anfangs- und dann die Endzeile dieser Reihe markieren.
4. Wählen Sie alle Vertreter aus, indem Sie die Schaltfläche „Alles Markieren“ betätigen, die sich im Dialogfenster links unter der Auswahlliste befindet. Darüberhinaus haben Sie die Möglichkeit, die Liste der potenziellen Ausleiher nach verschiedenen Kriterien zu sortieren, zu filtern und zu gruppieren. Mit diesen Funktionen können Sie die Darstellung an unterschiedliche Bedürfnisse anzupassen, z.B. wenn Sie nur die Mitglieder einer bestimmten Klasse übernehmen möchten.

   Wie Sie mit den Funktionen „Sortieren“, „Gruppieren“ und „Filtern“ die Listendarstellung an Ihre Bedürfnisse anpassen können, entnehmen Sie bitte dem Kapitel „Effizient mit Listen und Tabellen arbeiten“ des vorliegenden Tutorials.

Um die vorgenommene Auswahl zu bestätigen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Weiter“. Auf diese Weise gelangen Sie zur nächsten Seite des Übernahmeassistenten, auf der Sie gebeten werden, einen Zeitraum zu definieren, für den die Ausleiherlaubnis erteilt werden soll.

Zeitraum der Ausleiheerlaubnis definieren

Auf der zweiten Seite definieren Sie den Zeitraum, auf den sich die Ausleiherlaubnis für die ausgewählten Benutzer erstrecken soll. Dazu stehen Ihnen die Eingabefelder „Gültig von“ und „Gültig bis“ zur Verfügung. Im ersten der beiden Felder ist standardmäßig das aktuelle Datum gemäß der Systemzeit Ihres Rechners voreingestellt. Dieses Datum können Sie natürlich abändern, wenn z.B. die Ausleiherlaubnis nicht sofort, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt wirksam werden soll. Das zweite der beiden Felder ist standardmäßig leer. Sie müssen hier auch kein Datum eintragen, wenn Sie den ausgewählten Nutzern ein bis auf Weiteres unbefristetes Leihrecht einräumen möchten. Sollten Sie hingegen das Leihrecht von vornherein auf eine bestimmte Dauer, z.B. ein Schulhalbjahr beschränken wollen, so geben Sie hier bitte das entsprechende Datum an. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit „Weiter“ und Sie gelangen zur letzten Seite des Assistenten, auf der Sie die Übernahme der ausgewählten Schüler, Lehrer oder Personen fertigstellen können.

Übernahme der Ausleiher fertigstellen

Auf der letzten Seite des Übernahmeassistenten nehmen Sie keine weiteren Eingaben vor. Sie erhalten hier Gelegenheit zu entscheiden, ob Sie die ausgewählten Vertreter mit dem eingegebenen Berechtigungszeitraum in der Datenbank speichern möchten oder nicht.

An dieser Stelle stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

• Betätigen Sie die Schalfläche „Zurück“, um in den vorherigen Fenstern des Übernahmeassistenten noch etwas zu ändern.
• Nutzen Sie die Schaltfläche „Abbrechen“, wenn alle Angaben, die Sie in diesem Durchlauf des Übernahmeassistenten gemacht haben, gelöscht werden sollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“, um die ausgewählten Vertreter mit dem eingegebenen Berechtigungszeitraum in der Datenbank zu speichern.
• Nach dem Bestätigen der Option „Fertigstellen“ weist Sie ein grüner Fortschrittsbalken auf den Stand der Übernahme hin. Sobald die Übernahme abgeschlossen ist, schließt sich der Übernahmeassistent „Neue Ausleiher“ automatisch und Sie befinden sich auf der Registerkarte „Auswahl“ der Ansicht, von der aus Sie den Assistenten gestartet haben. Wenn Sie weitere Ausleiher übernehmen möchten, müssen Sie den Übernahmeassistenten erneut öffnen.

Aufgabe 11

Übernehmen Sie alle aktiven Schüler des aktuellen Zeitraums, die noch nicht als Ausleiher registriert wurden, aus dem Basismodul nach Magellan-Bibliothek. Führen Sie dabei folgende Schritte aus:

1. Rufen Sie die Ansicht Schüler auf, indem Sie über die Menüleiste des Programmfensters den Befehl „Ansicht|Schüler“ auswählen.
2. Betätigen Sie die Schaltfläche „Neuer Datensatz“ in der Symbolleiste des Programmfensters: es öffnet sich der Übernahmessistent „Neuer Ausleiher“.
3. Wählen Sie im ersten Fenster des Eingabeassitenten alle Schüler aus, indem Sie unten links die Schaltfläche „Alles markieren“ betätigen.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter“ und begrenzen Sie mit den Eingabefeldern „Gültig von“ und „Gültig bis“ die Dauer der Ausleiheerlaubnis auf den Zeitraum vom 01.08.2008 bis zum 31.07.2009.
5. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Weiter“ und klicken Sie im erscheinenden Dialogfenster auf die Schaltfläche „Fertigstellen“. Die ausgewählten Schüler werden nun nach Magellan-Bibliothek übernommen

Ausleiher verwalten

Die mit dem Assistenten „Neue Ausleiher“ übertragenen Nutzerdaten werden in den unterschiedlichen Registerkarten der Ansichten „Schüler“, „Lehrer“ und „Personen“ abgelegt. Die drei Ansichten sind identisch aufgebaut.

Sie verfügen jeweils über die Registerkarten „Auswahl“, „Daten“ und „Vorgänge“:

1. Die Registerkarte „Auswahl“ enthält die wichtigsten Kontaktdaten aller Vertreter einer Nutzergruppe, Nachname, Vorname, Telefon, Telefax, Mobil sowie bei den Schülern die Klassenzugehörigkeit. Außerdem zeigt es den Gültigkeitszeitraum der Ausleiherlaubnis sowie eine Barcodenummer, die für jeden Ausleiher bei der Übernahme automatisch erzeugt wird.

1. Auf der Registerkarte „Daten“ befindet sich eine Karteikarte für den einzelnen Ausleiher, die abgesehen von der Barcodenummer alle Informationen der Auswahlliste enthält. Darüberhinaus ist hier die Postanschrift sowie bei den Schülern der Klassenleiter hinterlegt. Außerdem zeigt Sie, sofern im Basismodul hinterlegt, ein Passfoto des Ausleihers. Es werden jeweils die Daten des Ausleihers angezeigt, der in der Auswahlliste markiert ist.

1. Die Registerkarte „Vorgänge“ enthält eine Liste mit den laufenden und abgeschlossenen Leihvorgängen des Ausleihers. Aufgeführt sind hier jeweils Signatur, Titel und Untertitel des ausgeliehenen Mediums. Außerdem enthält es Angaben über Leihzeiträume, Verlängerungen und Mahnungen der entliehenen Titel. Es werden nur die Vorgänge des Ausleihers angezeigt, der in der Auswahlliste markiert ist. 4. Die in den Ansichten Schüler, Lehrer und Personen erfassten persönlichen Daten bilden eine wichtige Grundlage für die Benutzerverwaltung. Sie dienen der Kommunikation mit den Ausleihern ebenso wie der eindeutigen Zuordnung der Leihvorgänge zu konkreten Individuen.

Die Darstellung der Listen auf den Registerkarten „Auswahl“ und „Vorgänge“ können Sie mit den Funktionen „Sortieren“, „Gruppieren“ und „Filtern“ an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Was es im Einzelnen mit diesen Funktionen auf sich hat, erläutert das Kapitel „Effizient mit Listen und Tabellen arbeiten“ des vorliegenden Tutorials.

In den folgenden beiden Unterabschnitten dieses Tutorials sollen zwei zentrale Teilaufgaben der Benutzerverwaltung näher erläutert werden:

• Bearbeiten der Nutzerdaten
• Ausstellen von Bibliotheksausweisen

Ausleiherdaten bearbeiten

Es ist in den Ansichten „Schüler“, „Lehrer“ und „Personen“ nicht möglich, die aus dem Basismodul übernommenen Daten zu ändern oder zu ergänzen. Die persönlichen Daten, die auf den Registerkarten „Auswahl“ und Daten“ abgelegt sind, können nur im Basismodul bearbeitet werden. Geänderte Daten stehen nach der Bearbeitung im Basismodul auch automatisch in Magellan-Bibliothek zur Verfügung. Ein erneuter Aufruf des Übernahmeassistenten z.B. für Ausleiher, deren Telefonnummer sich geändert hat, ist also nicht erforderlich.

Sie können allerdings auf der Registerkarte „Daten“ die Angaben zur Dauer der Ausleihberechtigung, die Sie im Ubernahmeassistenten festgelegt haben, verändern. Tragen Sie einfach unter „Ausleihe Erlaubnis“ die gewünschten Werte in die Eingabefelder „Gültig von“ und „Gültig bis“ und bestätigen Sie Ihre Angaben abschließend mit der Schaltfläche „Änderungen speichern“ .

Wie Sie im Basismodul die persönlichen Daten Ihrer Schüler, Lehrer und Personen eingeben können, entnehmen Sie bitte den Kapiteln „Lehrer und Klassen“, „Schüler und Bewerber“ sowie „Personen und Adressen“ im Magellan 6-Benutzerhandbuch.

Die Angaben, die unter der Registerkarte „Vorgänge“ gespeichert werden, können ebenfalls nicht von Hand korrigiert oder ergänzt werden. Es handelt sich um leihbezogene Daten, die für jeden einzelnen Nutzer automatisch gefüllt werden, wenn er z.B. in der Ansicht „Ausleihe“ als Ausleiher eines Medienexemplars vermerkt wird oder ihm in der Ansicht „Mahnungen“ eine Mahnstufe zugewiesen wird.

Wie Sie einen Bibliotheksnutzer als Ausleiher eines Medienexemplars vermerken sowie einem Leihvorgang eine bestimmte Mahnstufe zuweisen können, erfahren Sie in den Kapiteln „Leihvorgange abwickeln“ und „Mahnungen erstellen“ im vorliegenden Tutorial.